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Mémo pratique

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La convention de stage

post it rouge : convention de stage obligatoireLa convention de stage est, dans tous les cas, obligatoire. Elle doit être signée par l’étudiant, son établissement de formation et l’établissement d'accueil (entreprise, administration, association). Elle doit comporter obligatoirement un certain nombre d'éléments réglementaires, administratifs et juridiques

Il est impératif d'y inscrire entre autres : le nom du tuteur du stagiaire désigné dans l'établissement d'accueil, les dates de début et de fin du stage, les horaires, les objectifs du stage, les compétences à acquérir, le montant de la gratification, le régime de protection sociale, les modalités de suspension ou de résiliation du stage, etc.

Même si elle n'est pas un contrat de travail, la convention de stage a bel et bien une valeur juridique en liant les parties par des engagements écrits. Cela confère au stage un cadre légal et pédagogique. Elle permet de fixer les règles entre l'entreprise et l’étudiant. Un stage ne peut débuter que lorsque la convention est signée par les trois parties.

Consultez la convention de stage type mise à disposition pour les stages de l'enseignement supérieur.
 
 

La gratification des stages

Le stagiaire peut ou doit percevoir une somme d’argent que l'on qualifie de gratification. Il faut distinguer deux cas : le stage d'une durée inférieure à deux mois et le stage d'une durée supérieure à deux mois.

Le stage d'une durée inférieure ou égale à deux mois
L'entreprise peut verser une gratification au stagiaire si la durée du stage est inférieure ou égale à deux mois, mais cela demeure facultatif.

Le stage d'une durée supérieure à deux mois, consécutifs ou non
La gratification devient obligatoire pour tous les stages d'une durée supérieure à deux mois, consécutifs ou non* au cours d'une même année scolaire.

Comment calcule t-on la durée  ?

  • 7 heures de présence (consécutives ou non) comptent pour 1 jour
  • 1 mois correspond à une présence effective de 22 jours (consécutifs ou non)

Le montant de la gratification
A défaut de convention de branche ou accord professionnel étendu, le montant horaire de la gratification est fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale,
soit 3,60 € de l'heure (554,40 € pour un mois de stage complet). La gratification doit être versée mensuellement au stagiaire et calculée dès son premier jour de stage. Le montant de la gratification doit être précisé dans la convention de stage.

  Attention : la gratification mensuelle des stagiaires se calcule en fonction des heures effectuées (et non pas sur la base de 154 heures). Pour comprendre le détail de ces calculs, rendez vous sur la page dédiée aux entreprises sur le site Service-Public.fr

*Exemple : un stagiaire ayant travaillé un mois et demi en octobre et un mois en mars dans la même entreprise pourra exiger sa gratification de façon rétroactive, pour les deux périodes cumulées.

 

La durée maximum des stages

Tout stage est limité à 6 mois, renouvellement compris et par année d’enseignement. Il existera des dérogations jusqu'en juillet 2016 pour les formations préparant au diplôme d'Etat d'assistant de service social, au diplôme d'Etat de conseiller en économie sociale familiale, au diplôme d'Etat d'éducateur de jeunes enfants, au diplôme d'Etat d'éducateur spécialisé et au diplôme d'Etat d'éducateur technique spécialisé.

Des dérogations seront également possibles jusqu'en juillet 2016 pour les formations préparant à un diplôme conférant le grade de master. Dans ce cas, en complément de la convention de stage, l'établissement d'enseignement et l'étudiant concluent un contrat pédagogique.

Rappel : la durée est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’entreprise : chaque période de 7 h de présence, consécutives ou non, équivaut à un jour, et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivaut à un mois.

 

Horaires, absences, congés

Le stagiaire suit les mêmes règles que les salariés pour tout ce qui a trait aux horaires et au droit au repos (quotidien, hebdomadaire, jours fériés). L'entreprise doit tenir un décompte des heures effectuées : en cas de non-respect, l'entreprise encourre une sanction administrative.
Le stagiaire bénéficie d'autorisations d'absence en cas de grossesse, de paternité et d'adoption. Et pour les stages de plus de deux mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés.

 

Quota et délai de carence

Les entreprises doivent respecter un quota de stagiaires en fonction de leurs effectifs. Ce quota a été fixé par décret. Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours ne peut excéder :
  • 3 stagiaires pour les entreprises de moins de 20 salariés
  • 15 % de l’effectif (arrondis à l’entier supérieur) pour les entreprises de 20 salariés et plus

Aussi, avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur un même poste, un délai correspondant au tiers de la durée du stage précédent doit être respecté. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d'attendre deux mois. Cette obligation ne s'applique pas si le stage est interrompu, avant son terme, à l'initiative du stagiaire.

  Attention : en aucun cas un stage ne peut être utilisé par une entreprise pour effectuer un travail qui pourrait être accompli par un employé avec un contrat de travail classique. De même, les stages ne peuvent pas avoir pour objet l'exécution d'une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l'entreprise. Les stages ne peuvent pas non plus remplacer un congé maternité, maladie, un salarié absent, un emploi saisonnier.En cas de non-respect de ces modalités, l’entreprise peut être condamnée à payer une amende administrative allant jusqu’à 2 000 € par stagiaire concerné, somme pouvant être portée à 4 000 € en cas de réitération. Le stage peut également être requalifié en CDD ou en CDI par le tribunal des Prud'hommes.

 

Le registre des conventions de stage

Vous devez tenir à jour un registre des conventions de stage dans le registre unique du personnel. Ce registre doit mentionner le nom et prénom des stagiaires, les dates de début et de fin des stages ainsi que les noms et prénoms de leurs tuteurs de stage au sein de l'entreprise. 

Vous devez le transmettre chaque année au Comité d’entreprise ou aux délégués du personnel. Pour les entreprises de plus de 300 salariés, il faut le leur transmettre tous les trimestres. L'Inspection du Travail peut également vous le demander.

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L'attestation de stage

Au départ du stagiaire, vous devez lui remettre une attestation de stage datée et signée, mentionnant les dates du stage, la durée effective totale du stage, les activités confiées et le montant total de la gratification versée.

 

Cotisations et contributions sociales

Les sommes versées aux stagiaires (gratification, avantages en nature ...) ne sont pas soumises à cotisations dans la limite de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale par le nombre d'heures effectuées en stage. Cette fraction exonérée est appelée "Franchise de cotisations". Pour les gratifications supérieures à ce seuil, les cotisations et contributions de sécurité sociale sont calculées sur le différentiel entre le montant de la gratification et la franchise.

 

Protection sociale

L’étudiant conserve le régime de protection sociale auquel il a souscrit lors de son inscription dans son établissement d’enseignement (régime étudiant, ayant droit de ses parents, ou assurance volontaire).

 

Accident de travail ou de trajet, maladie professionnelle

La couverture du risque d’accident de travail ou de trajet pendant un stage est prise en charge différemment selon le montant de la gratification perçue.

  • en dessous (stages de moins de 2 mois) ou égal au montant légal de la gratification, le paiement de la cotisation accident du travail maladie professionnelle (AT/MP), l’affiliation du stagiaire et la déclaration des accidents du travail et des maladies professionnelles auprès de la CPAM  incombe à l’établissement d’enseignement signataire de la convention. Toutefois, l'entreprise s'engage à faire parvenir sous 48 heures toutes les informations utiles au service de scolarité pour que ce dernier puisse établir la déclaration d'accident.
  • au-delà du montant légal de la gratification, la cotisation, l’affiliation et la déclaration accident incombent à l’entreprise d’accueil.
 

Responsabilité civile et individuelle accident

L’entreprise d'accueil est tenue de contracter une assurance responsabilité civile lorsqu’elle accueille des stagiaires.
L’étudiant s’engage, lui, à disposer de cette assurance en signant sa convention de stage. Cette assurance peut être celle de l’établissement d’enseignement signataire de la convention de stage, ou une assurance que l’étudiant a souscrit personnellement à la demande de l’établissement d’enseignement. Attention, cette assurance est différente de la responsabilité civile familiale incluse dans des contrats d’assurance type « contrats multirisques habitation ». Elle doit être prévue et mentionnée dans la convention de stage.

 

Si vous embauchez le stagiaire

stagiaire embauché par l'entrepriseLa période d’essai
Si vous embauchez un stagiaire, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette période d'essai de plus de la moitié. Il faut que cette embauche fasse suite à un stage réalisé lors de la dernière année d’études et bien intégré à un cursus pédagogique. Ainsi, par exemple, si la période d’essai est de trois mois et que le futur salarié a déjà effectué un stage de deux mois, ceux-ci ne peuvent pas être déduits en totalité. La période d'essai sera d'un mois et demi. Même si toutes les conditions mentionnées ci-dessus ne sont pas remplies, vous pouvez tout de même proposer une réduction de la période d’essai à votre ex-stagiaire futur salarié !

Reprise de l’ancienneté
Lorsque le stagiaire est embauché par l'entreprise à l'issue d'un stage d'une durée supérieure à deux mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

 

Le télétravail n'est pas autorisé

Le télétravail est une organisation du travail régi par le Code du Travail et seulement possible pour les salariés. Le télétravail n’est pas compatible avec les objectifs d’un stage qui doit préparer l'étudiant à l'entrée dans la vie active par une meilleure connaissance du monde professionnel, de son fonctionnement et de ses règles.

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